RÈGLEMENT

1 – Le nom de l’Association est le « REGROUPEMENT DES BOURNIVAL D’AMÉRIQUE » et son blason est la reproduction du blason de la maison Bornival vers 1300 aux Pays-Bas (Émile de Lalieux; Les Seigneurs de Bornival (1300-1795), Wavre 1995)

2 – DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

Dans les règlements de l’Association, à moins d’une disposition expresse ou contraire ou à moins que le contexte ne l’indique autrement.

 « acte constitutif » désigne la charte, le mémoire des conventions, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires de l’Association, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la Loi et les avis de l’article 32;

« administrateurs » désigne le conseil d’administration;

« comité directeur » désigne les administrateurs élus aux postes de président, vice-président(s), secrétaire, trésorier ou leurs adjoints et tout autre poste qui pourrait être créé par les administrateurs;

« dirigeant » désigne tout administrateur, officier, employé, mandataire ou tout autre représentant ayant le pouvoir d’agir au nom de l’Association;

« Loi » désigne la Loi sur les compagnies, L.R.Q. 1977, c. C-38, et tous ses amendements subséquents;

« membre » désigne le membre « en règle » de l’Association;

« majorité simple » désigne cinquante pour cent plus une des voix exprimées à une assemblée;

« règlements » désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements que l’Association pourra éventuellement adopter.

3 – DÉFINITIONS LÉGISLATIVES

Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la loi s’appliquent aux termes utilisés dans les règlements.

3.01- Règles d’interprétation. À moins d’une disposition expresse ou contraire ou à moins que le contexte ne l’indique autrement les termes employés au singulier comprennent le pluriel, ceux employés au masculin comprennent le féminin, et ceux s’appliquant à des personnes physiques s’entendent aussi des personnes morales et des autres groupes non constitués en corporation.

6.06- Démission. Tout administrateur peu démissionner en tout temps de ses fonctions e faisant parvenir au siège social de l’Association, par courrier ou par messager, une lettre de démission Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiqué par l’administrateur démissionnaire.

6.07- Destitution. À moins de disposition contraire de l’acte constitutif, tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme, pour motif, par les membres ayant droit de l’élire et réunis en assemblée générale ou spéciale convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée à la majorité simple. L’administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

6.08- Fin du mandat avant terme. Le mandat d’un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou s’il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.

6.09- Remplacement. Tout administrateur destitué par l’assemblée des membres est remplacé lors de cette assemblée, si possible, sinon, et de même dans les autres cas où la charge d’un administrateur est devenue vacante, il peut être remplacé par le conseil d’administration au moyen d’une simple résolution. L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

 6.10- Rémunération. Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent toutefois être rémunérés s’ils sont employés de l’association.

 6.11- Indemnisation. L’association peut, au moyen d’une résolution du conseil d’administration, indemniser ses dirigeants, présents ou passés, de tous frais et dépenses, de quelque nature qu’ils soient, encourus en raison d’une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient parties en cette qualité, à l’exception des cas où ces dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de  façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Aux fins d’acquittement de ces sommes, l’association peut souscrire une assurance au profit de ses dirigeants.

dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l’Association.

9 – LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins (4 ) quatre fois par année, suivant un calendrier qu’il fixe lui-même.

9.01- Convocation. Le président, tout vice-président ou 2 deux  administrateurs peuvent convoquer une assemblée du conseil d’administration. Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d’un avis envoyé par la poste, par télégramme, par téléphone ou par messager. L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée.

9.02- Assemblée générale annuelle. À chaque année, immédiatement après l’assemblée générale annuelle des membres de l’Association, se tient une assemblée des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, sans qu’un avis de convocation ne soit requis, aux fins d’élire ou de nommer les membres du comité directeur de l’Association et de transiger toute autre affaire dont le conseil d’administration peut être saisi.

9.03-Lieu. Les assemblées du conseil d’administration se tiennent au siège social de l’association ou à toute autre endroit que fixent les administrateurs.

9.04- Quorum. Le quorum pour les réunions du conseil d’administration est fixé à cinq (5) administrateurs. Le quorum ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.

9.05- Vote. Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au conseil doivent être décidées au moins à la majorité simple. Le président détient une voix prépondérante au cas de partage des voix.

9.06- Participation par téléphone. Un administrateur peut participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide du téléphone. Cet administrateur est en pareil cas réputé assister l’assemblée.

9.07- Résolutions tenant lieu d’assemblée. Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des assemblées du conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de cette assemblée Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du Conseil.

Chaque fois qu’il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière de l’Association et de toutes les transactions qu’il a faites en sa qualité de trésorier. IL doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’Association par les personnes autorisées à le faire. IL doit signer tout contrat, document ou autre écrit nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et remplir les fonctions que les administrateurs peuvent lui confier ou qui sont inhérents à sa charge.

10.09- Secrétaire. Le secrétaire a la garde des documents et registres de l’Association. Il agit comme secrétaire aux assemblées du Conseil d’administration et aux assemblées du comité directeur. Il doit donner ou voir à faire donner, les avis de convocation pour toute assemblée du conseil d’administration et de ses comités le cas échéant, et de toute assemblée du comité directeur. Il doit garder les procès-verbaux de toutes les assemblées dans un livre tenu à cet effet. Il doit garder en sûreté le sceau de l’association. Il est chargé des archives administratives de l’Association, y compris des livres contenant les noms et adresses des administrateurs de l’Association. Il est chargé de tenir à jour le répertoire des membres, de transmettre à chacun sa carte de membre et de leur adresser leur avis de renouvellement de cotisation au moins un mois avant l’échéance. IL exécute tout autre mandat qui peut lui être confié par le conseil d’administration.

10.10- Archiviste – généalogiste – webmestre. L’archiviste – généalogiste – webmestre est responsable de la confection du dictionnaire généalogique et de la rédaction de l’histoire de la famille. Il voit à recueillir tous les documents, films, photos, découpures de journaux, etc… qui constituent les archives de l’Association, voit à leur classement et les dépose en lieu sûr, éventuellement aux Archives nationales du Québec. Il conçoit et tient à jour un site web pour maintenir le contact avec les membres et leur donner accès aux sources de documentation de l’Association

10.11- Directeurs. Les directeurs sont responsables d’une branche de famille donnée. Ils voient au bon fonctionnement des comités  de famille ou de région, en particulier de celui du recrutement. Ils remplissent toutes les charges qui leur sont confiées par le conseil d’administration.

11.09- Destitution. Les membres qui n’auront pas payé leur cotisation depuis un (1) an seront destitués, mais pourront redevenir membres après avoir payé la cotisation de l’année courante et les arrérages si exigés par le Conseil.

12 – LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

12.01- Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle des membres de l’Association a lieu à un endroit au Québec, à la date, et à l’heure que le conseil d’administration détermine par résolution et en tenant compte des avis exprimés par les membres durant l’assemblée annuelle précédente. L’assemblée annuelle peut aussi avoir lieu ailleurs qu’au Québec, sur consentement unanime des membres.

12.03- Avis de convocation. L’avis de convocation de chaque assemblée annuelle ou de chaque  assemblée spéciale doit être expédié aux membres en règle de l’Association au moins 10  jours avant la date fixée pour l’assemblée.

12.04- Contenu de l’avis. L’avis de convocation à  une assemblée annuelle des membres doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée.

L’avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en plus, en terme généraux, les objets de l’assemblée.

12.05- Quorum. Le nombre de membres en règle présents à l’assemblée annuelle ou à l’assemblée spéciale constitue le quorum.

12.06- Vote. Seuls les signataires des cartes de « membre en règle » auront droit de vote. Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu’un vote au scrutin ne soit demandé ou que le président de l’assemblée ne prescrive une autre procédure de  vote.

12.07- Vote au scrutin. Le vote est pris au scrutin  secret lorsque le président ou au moins  un membre  présent  le demande. En cas d’élection à un poste, l’article 7.04 s’applique.

12.08- Scrutateur. S’il y a vote au scrutin secret, le président de l’assemblée des membres nommera deux personnes, qu’elles soient ou non des dirigeants ou des membres de l’Association, pour agir comme scrutateurs.